Организация кофейного фестиваля «Кофейный патруль» для компании BRAVOS

Компания BRAVOS совместно с центром развития креативных индустрий проводила финал чемпионата «Кофейный патруль». Ребята хотели, чтобы о событии говорил весь город. Задача оказалась масштабной, ведь соревновались кофейни со всей страны, и программа была рассчитана на 2 дня с судейством профессиональным жюри. А еще важно было запланировать сцену для презентаций, живую музыку и open-air вечеринку. Совместить состязание бариста, дегустации, лекторий и танцпол — звучало, как вызов, но нас это не испугало. 

Первый день фестиваля посвятили работе жюри, презентации концепций, авторским напиткам. Каждый участник демонстрировал своё мастерство и удивлял авторскими рецептами. Второй день стал открытым для посещения — бариста из лучших кофеен страны угощали гостей напитками бесплатно, можно было послушать диджей-сеты и потанцевать. Каждый день завершался выступлением хедлайнера: в первый — Dreams Shadow, во второй — Лолита Кос. 

Также оба дня вас проходила насыщенная образовательная программа: лекции и выступления для владельцев кофеен и предпринимателей, встречи с экспертами индустрии и полезные лекции для всех, кто любит кофе и хочет узнать о нем больше.

Самой сложной частью оказалась инфраструктура. Нужна была сцена для выступлений и DJ-сетов, но при этом соревновательная зона для команд должна была оставаться в центре внимания. И всё это под открытым небом на территории Рязанской ВДНХ.

Мы спроектировали пространство с нуля. Возвели павильон 7×5 метров. Он стал хабом мероприятия: свет, звук, декор, трансляция. Сцену поставили так, чтобы с неё было видно и кофейные домики, и танцпол. Для зоны отдыха придумали столы из металлических бочек. Их покрасили, расставили по периметру, и получился уютный лаунж, где гости отдыхали между дегустациями.

Мы установили везде стильные таблички на каждый домик-кофейню, чтобы участники и гости не путались в командах. Дополнительно мы взяли на себя полиграфию и сделали несколько фотозон. И, конечно, оборудовали лекторий: оба дня там выступали эксперты кофейной индустрии для владельцев кофеен. 

Для мероприятия, где бариста готовят напитки на камеру, сбой технической части стал бы провалом. Мы смонтировали диодный экран, на который в реальном времени выводили процесс приготовления кофе для экспертов. Звук, свет, смена кадров — всё работало как часы.

Отдельная история — артисты и диджеи. У них были подробные райдеры, и мы закрыли все бытовые и технические требования: от нужного количества розеток до условий в гримёрках. Заказчик просто увидел довольных артистов и танцующий зал.

31 июля и 1 августа Рязанская ВДНХ гудела. В первый день профессионалы оценивали мастерство, и мы видели высокий уровень. Во второй день пришли семьи, молодёжь, кофейные энтузиасты. Гости наслаждались бесплатным кофе и диджей-сетами. К счастью, погода выдалась солнечной, и поток посетителей не иссякал. 

Мы создали не просто чемпионат, а городской фестиваль, о котором говорили ещё несколько недель. Партнёры благодарили, гости спрашивали, когда повторим. И главное, заказчик получил мероприятие, которое прошло максимально гладко, без сбоев, нервов и неприятных неожиданностей. Потому что за всем этим стояла наша команда, которая умеет превращать хаос в четкий регламент и делать из масштабного проекта с кучей вводных — большой, запоминающийся праздник.

Если вам предстоит организация мероприятия — напишите в «Прожектор».
Расскажите свою идею, и мы поможем превратить её в яркое событие. Без нервов, авралов и сорванных дедлайнов — проверено на чемпионате бариста.