Мы загрузили оборудование и отправились из Рязани в Ярославль: осмотреть каждый угол, снять замеры, построить точные визуализации будущей рассадки. Хотелось не просто «как-нибудь разместиться», а зайти в проект с чёткой картинкой: вот здесь встанут стенды партнёров, здесь пойдёт поток участников, здесь будет кофе-брейк без давки. К старту конференции мы знали гостей практически по именам, и это реально помогло избежать хаоса в первый день.
Медицинская конференция не должна выглядеть, как операционная, поэтому мы добавили иронии и стиля: огромные подвесные таблетки в холле встречали гостей и сразу задавали настроение. Улыбались все — и суровые эксперты, и молодые специалисты. Но за этим декором стояла схема, которую мы оттачивали неделями. Нужно было развести параллельные секции по разным залам, чтобы докладчики не перебивали друг друга, а гости не блуждали. Когда офлайн-залы начинали трещать по швам, мы спокойно открывали дополнительные комнаты с трансляцией, и люди продолжали слушать, не теряя ни слова. Честно, пару раз внутри всё сжималось от напряжения, но внешне всё работало как часы.