Ключевая задача:
связь между 30+ площадкам
Организация гибридного форума в условиях ковидных ограничений: 30 площадок, 6000 участников и ни одного потерянного сигнала
Кейс: Форум «Время эффективных решений»
г. Рязань, Ледовый дворец спорта «Олимпийский»
21 декабря 2021
более 6000 человек (1200 офлайн на 5 площадках и 5000 онлайн-слушателей)
РЕШЕНИЕ:
ледовый настил, подвесные экраны и связь между 30 площадками
Мы пошли нестандартным путём — разбили участников на потоки и организовали больше тридцати параллельных площадок по всему городу. Ледовый дворец стал центром управления: укрыли арену специальным настилом, чтобы не повредить лёд и получить ровный пол, смонтировали главную сцену, а над ней за два дня собрали подвесную конструкцию из экранов и мониторов. С любого сектора обзор был идеальным.
Сложность:
5000 человек, которых нельзя посадить рядом
Декабрь 2021-го диктовал свои правила. Ковидные ограничения всё ещё действовали, и собрать пятитысячную толпу в одном зале означало сорвать мероприятие ещё на этапе согласования. При этом отменять или урезать программу никто не собирался. Нам нужно было найти способ сохранить масштаб, обеспечить безопасность и не дать форуму превратиться в разрозненные встречи, где никто никого не слышит. Честно, поначалу мы перебирали варианты и понимали: привычные схемы здесь не сработают.
проект:
правительственный форум о стратегии развития региона
Задача пришла масштабная и без права на перенос. Форум «Время эффективных решений» должен был собрать 5000 человек, чтобы заместители председателя Правительства Рязанской области представили губернатору и жителям свои планы до 2030 года. Местом для центральной площадки выбрали Ледовый дворец спорта «Олимпийский» — мы сразу поняли, что это будет не классическая конференция в отеле, а событие с характером. Дата — 21 декабря 2021 года. Времени на раскачку ноль.
Главный вызов — объединить все площадки в единое целое.
Мы задействовали видеоконференцсвязь и настроили онлайн-трансляцию так, что выступления с главной сцены уходили на остальные локации без задержек, а вопросы оттуда возвращались обратно в прямой эфир. Участники на удалённых площадках не просто наблюдали за происходящим, а реально влияли на ход обсуждений. И вся эта конструкция держалась на наших плечах с утра до вечера без единого технического сбоя.
РЕЗУЛЬТАТ:
6000 участников и гибридный формат, который сработал лучше офлайна
Когда подвели итоги, цифры превзошли первоначальный план. Форум собрал 1200 человек офлайн и 5000 онлайн-слушателей — суммарно больше 6000. Каждая из тридцати с лишним площадок оставалась на связи от первого доклада до финального слова. Губернатор получил полную картину, граждане — прямой доступ к власти, управленцы — конкретные ориентиры. А мы получили кейс, который до сих пор вспоминаем как пример того, что ограничения не убивают событие, а заставляют придумывать решения, работающие на гораздо большую аудиторию.
Планируете форум, где нужно соединить десятки площадок и тысячи людей? Мы выстроим связь так, что никто не останется за кадром. Приносите задачу — остальное берём на себя.
Бесплатно расcчитаем смету
для вашего события
для вашего события
Или проведем экспертизу
уже существующей сметы
уже существующей сметы
есть оперативный вопрос?
Пишите прямо сейчас, мы онлайн!
Кочеткова Анастасия
Управляющая
Главный приоритет
— сервис
— сервис
Я основал «Прожектор» в 2018 году, создавая события с фокусом на результат и впечатления. Команда базируется в Рязани — логистическом хабе для работы по всему ЦФО. Мы закрываем полный цикл: от концепции до реализации, специализируясь на конференциях, презентациях, городских фестивалях и имиджевом промо.
Имя фамилия
должность
Проверенный подрядчик полного цикла:
СОЗДАЕМ СОбытия
с фокусом на результат
и впечатления
ООО «Прожектор», 2026 г.