Мы загрузили оборудование и отправились из Рязани в Ярославль: осмотреть каждый угол, снять замеры, построить точные визуализации будущей рассадки. Хотелось не просто «как-нибудь разместиться», а зайти в проект с чёткой картинкой: вот здесь встанут стенды партнёров, здесь пойдёт поток участников, здесь будет кофе-брейк без давки. К старту конференции мы знали гостей практически по именам, и это реально помогло избежать хаоса в первый день.

Медицинская конференция не должна выглядеть, как операционная, поэтому мы добавили иронии и стиля: огромные подвесные таблетки в холле встречали гостей и сразу задавали настроение. Улыбались все — и суровые эксперты, и молодые специалисты. Но за этим декором стояла схема, которую мы оттачивали неделями. Нужно было развести параллельные секции по разным залам, чтобы докладчики не перебивали друг друга, а гости не блуждали. Когда офлайн-залы начинали трещать по швам, мы спокойно открывали дополнительные комнаты с трансляцией, и люди продолжали слушать, не теряя ни слова. Честно, пару раз внутри всё сжималось от напряжения, но внешне всё работало как часы.

КЗЦ «Миллениум» стал для нас новым вызовом — наполнение локации не делается по фотографиям. Чужой город, дистанционная подготовка, жёсткий регламент. Вместе с этим нужно было три месяца вести регистрацию: сотни писем, звонков и уточнений по каждому человеку. А ещё нужно было удержать параллельные секции, чтобы они не сталкивались лбами, и при этом не потерять онлайн-зрителей.

Мы включились в проект за несколько месяцев до старта и сразу поняли — расслабляться не получится. Площадка в Ярославле, которую мы до этого ни разу не видели вживую. Гибридный формат, где нужно одновременно держать зал и онлайн-аудиторию. И контекст: «ФармМедОбращение» — событие № 1 для всей фармотрасли страны, сюда приезжают не тусоваться, а работать, спорить и договариваться. Цена ошибки сразу стала ощутимой. 

Кочеткова Анастасия

Управляющая